BY-LAWS OF THE SPRINGFIELD DEMOCRATIC CITY COMMITTEE

​

Article    1    -­‐    Name    

    

This    organization    shall    be    known    as    the    Springfield    Democratic    City    Committee,    herein    after    called    the    Committee.        

    

Article    II-­‐    Purposes    

    

This    committee    is    organized    and    constituted    under    authority    of    and    in    accordance    with    the    provisions    of    the    General    Laws    of    the    Commonwealth,    and    shall    have    as    its    purposes    the    following:    to    foster    and    advance    the    ideals    and    aims    of    the    Democratic    Party;    to    work    and    organize    for    the    success    of    the    Democratic    candidates    of    the    District,    County,    State    and    Nation;    to    do    all    things    necessary    and    incidental    to    the    building    and    strengthening    of    the    Democratic    Party    in    Massachusetts    and    within    the    City    of    Springfield    (Jurisdiction);    and    to    promote    responsible    civic    engagement    in    our    community.            

    

Article    III-­‐    Membership    

    

A.        The    Springfield    Democratic    City    Committee    shall    consist    of    the    members    and    associate    member    of    

the    Democratic    Ward    Committees    of    Springfield.        

    

B.        The    Committee,    following    election    of    its    members,    shall    meet    and    organize,    choose    a    Chairperson,    two    Vice    Chairs    person    of    two    different    gender    identities,    Secretary,    Treasurer,    Affirmative    Action/Outreach,    and    such    other    officers    as    it    may    decide    to    elect.    

    

C.        Associate    members    shall    not    have    the    right    to    vote    but    shall    have    such    other    powers    and    duties    as    

the    Committee    may    determine.    

    

D.        Any    duly    elected    member    of    the    Committee    who    changes    residence    from    the    community    during    the    

said    four    years    shall    cease    to    be    a    member    of    the    Committee    at    that    time.        

    

E.        Members    may    be    removed    in    conformity    with    Section    II    of    the    Charter    of    the    Democratic    Party    of    

the    Commonwealth    of    Massachusetts.    

    

Article    IV-­‐    Officers    

    

A.        The    officers    of    this    organization    shall    consist    of    a    Chairperson,    two    Vice    Chairs    person    of    two    different    gender    identities,    Secretary,    Treasurer,    and    Affirmative    Action/Outreach    Advisor.        These    officers    shall    be    elected    at    the    Committee    organizational    meeting    and    shall    Serve    for    a    term    of    two    years,    at    the    end    of    which    new    elections    for    officers    shall    be    held.            

    

B.        There    shall    be    an    Executive    Committee    consisting    of    the    Committee    and    others    elected.    

    

    

C.        In    the    event    of    death,    resignation    or    the    permanent    removal    from    the    City    of    any    of    the    above    

named    officers,    their    places    shall    be    declared    vacant    and    be    filled    at    the    next    regular    meeting    of    the    

 

Committee.        A    statement    of    such    changes    in    the    officers    of    the    Committee    shall    be    sent    immediately    by    the    Secretary    of    the    Committee    to    the    Secretary    of    the    Commonwealth,    to    the    Secretary    of    the    Democratic    State    Committee    and    to    the    City    clerk.        

    

Article    V-­‐    Chairperson    

        

The    Chairperson    shall,    in    addition    to    the    duties    required    by    law,    preside    at    all    meetings    of    the    Committee    and    shall    have    general    charge    and    supervision    of    all    Committee    activities.        They    shall    have    the    power    to    appoint    all    standing    committees    and    such    other    special    committees    as    are    created    from    time    to    time.        They    shall    have    the    power    to    call    all    special    meetings    of    the    City    Committee    and    all    regular    meetings    at    such    time    or    times    as    may    seem    to    be    advisable    to    them,    subject    only    to    the    vote    of    the    Committee    in    fixing    the    number    of    regular    meetings    to    be    held    during    the    course    of    the    year.            

    

Article    VI-­‐    Vice    Chairperson    

    

The    Vice    Chairperson    shall    preside    at    all    meetings    of    the    City    Committee    in    the    absence    of    the    Chairperson.        They    shall    perform    all    duties    and    have    the    powers    of    the    Chairperson    in    the    case    of    their    temporary    absence.    .            

    

Article    VII-­‐    Secretary    

    

The    Secretary    shall    keep    a    record    of    all    proceedings    of    the    City    Committee    and    shall    issue    notice    by    email    or    any    other    electronic    message    to    each    member    of    each    meeting    of    the    Committee    at    least    seven    days    prior    to    the    date    of    the    meeting.        Any    member    may    request    a    reasonable    alternative    means    of    notification    to    the    meeting    or    event.        The    Secretary    shall,    within    ten    days    after    the    organization    of    the    Committee,    file    with    the    Secretary    of    the    Commonwealth,    the    Secretary    of    the    Democratic    State    Committee,    and    the    City    Clerk,    a    list    of    the    officers    and    members    of    the    Committee;    and    shall    immediately    file    with    the    same    officials    a    statement    of    the    changes    in    the    organization    or    membership    of    the    Committee    thereafter.        

    

Article    VIII-­‐    Treasurer    

The    Treasurer    shall    have    the    custody    of    all    funds    belonging    to    the    Committee    and    shall    pay    all    orders    subject    to    the    approval    of    the    Chairperson    and    shall    procure    and    file    vouchers    for    all    such    payment.        No    expenditures    of    funds    of    the    Committee    shall    be    made    by    the    Treasurer    outside    the    regular    activities    of    expense    thereof    except    upon    the    approval    of    a    majority    of    the    Committee    at    all    regular    meetings.        A    detailed    report    shall    be    provided    at    least    semiannually-­‐annually.        Additionally,    the    Treasurer    will    file    reports    with    the    appropriate    state    and    local    offices    with    regard    to    fundraising.        Necessary    expenditures    may    be    made    by    the    unanimous    vote    of    the    executive    committee    and    to    be    reported    in    full    at    the    next    meeting.            

    

Article    IX-­‐    Affirmative    Action/    Outreach    Advisor    

    

The    Affirmative    Action/    Outreach    Advisor    shall    be    responsible    for    developing    strategies    and    activities    

to    expand    participation    in    the    Committee    of    the    Party's    Affirmative    Action    target    groups.        

 

    

Article    X-­‐    Calling    a    meeting    without    Consent    of    Chairperson    

    

A.        In    the    event    of    refusal    of    the    Chairperson    of    the    Committee    to    call    a    meeting    of    the    Committee,    a    majority    of    the    executive    committee    may,    in    writing,    order    the    Secretary    of    said    Committee    to    call    a    meeting    of    the    Committee.            

    

B.        Said    executive    committee    shall    have    the    power    to    act    upon    all    matters    pertaining    to    the    Committee    

arising    between    the    meetings    of    said    committee.            

    

C.        A    Quorum    of    the    Committee    can    request    a    meeting    by    a    petition    in    writing    to    the    Secretary    and    the    Secretary    shall    call    such    meeting    within    two    weeks.            

    

Article    XI-­‐    Quorum    

    

A    tenth    of    active    Ward    Committee    members,    or    a    simple    majority,    or    the    executive    committee    plus    

one    member    from    at    least    four    Wards    shall    constitute    a    quorum    for    the    transaction    of    business.            

    

Article    XII-­‐    By    Laws    Committee    

There    shall    be    a    By    Laws    Committee    appointed    by    the    Chairperson    from    the    duly    elected    

members.        The    Chairperson    shall    designate    the    Chairperson    of    the    By    Laws    Committee.    

    

Article    XIII-­‐    Changes    in    the    By    Laws    

A.        These    By    Laws    may    be    amended    or    repealed    at    any    regular    called    meeting    of    the    elected    members    of    the    Committee,    provided    such    proposed    change    is    in    writing    and    is    signed    by    the    elected    member    proposing    it    and    is    in    the    hands    of    the    Chairperson    before    the    call    of    the    next    meeting,    at    which    such    proposal    is    to    be    acted    upon.        The    proposed    By    Law    change    shall    be    sent    to    all    members    with    the    announcement    of    the    meeting    and    must    the    notified    at    least    30    days    in    advance.        By    Laws    can    be    changed    by    majority    vote    of    Committee.            

    

B.        Such    proposed    changes    in    the    By    Laws    shall    be    referred    forthwith    by    the    Chairperson    to    the    By    Laws    Committee    which    shall    make    a    report    with    its    recommendations    a    the    same    meeting,    if    possible,    but    

no    later    than    the    following    meeting.        A    majority    of    the    elected    members    present    and    voting    shall    be    necessary    to    overturn    the    report    of    the    By    Laws    Committee    or    to    approve    the    change    in    the    By    Law.        By    Law    change    proposals    which    contradict    the    provisions    of    the    Massachusetts    Democratic    State    Party    Charter    cannot    be    considered.            

    

C.        Unless    and    until    amended    or    repealed    by    the    elected    members,    these    By    Laws    shall    continue    in    effect    from    year    to    year    and    no    formal    motion    shall    be    necessary    at    any    meeting    of    the    Committee    in    order    that    they    continue    in    force.        

    

Article    XIV-­‐    Order    of    Business        

The    Order    of    business    at    meetings    shall    be    as    follows:    

 

1.    Calling    the    roll    of    officers    and    members    and    announcement    of    quorum    (sign-­‐in    sheets    may    be    used    

in    lieu    of    roll    call).    

2.    Reading    the    minutes    of    the    previous    meeting.            

3.    Treasurers    Report.    

4.    Reports    of    officers    and    committees.    

5.    Reading    of    communications    addressed    to    the    committee.    

6.    Old    or    unfinished    business.    

7.    New    business.    

8.    State    Committee    Reports.    

9.    Speaker.    

10.    Adjournment.    

    

The    order    of    business    may    be    waived    by    a    two    thirds    vote    of    the    elected    members    present    and    voting.    

    

Article    XV-­‐    Meetings    

    

Regular    meetings    of    the    Committee    shall    be    held    four    times    a    year,    at    least    once    each    quarter.        

    

Article    XVI    –    Removal    of    Local    Members    

    

The    removal    of    local    members    shall    be    consistent    with    the    rules    of    the    Democratic    State    Committee.    

    

Adopted    September    27,    2018